Het systeem dat plannen omzet in harde actie

Wat is ISO 14001?

‘Het is een systeem voor milieumanagement. Het leveren en (laten) uitvoeren van facilitaire diensten en producten ten behoeve van de eigen instelling in Nederland. Het helpt organisaties om processen zó te veranderen, dat ze hun milieu- en duurzaamheidsdoelstellingen borgen. Schoonmakers moeten andere middelen gebruiken, afval moet consequent gescheiden worden, leveranciers moeten met nieuwe regels rekening houden en er wordt van medewerkers verwacht dat ze met gezond verstand de verwarming bedienen. Over alles is nagedacht en voor alles is een protocol uitgewerkt. Zelfs voor alle denkbare milieurisico’s. De putten van onze bankkantoren moeten er bijvoorbeeld op berekend zijn dat doorgelekte benzine van een geparkeerde vrachtwagen niet in het riool terechtkomt. Als al die processen zijn ingericht, van de vloer tot de bestuurskamer, dan volgt er een onaangekondigde audit door DEKRA, een keuringsorganisatie achter ISO 14001​ (PDF 452 KB). Als alles goed functioneert, dan krijgt de aanvrager een keurmerk. Dat keurmerk moet elk jaar opnieuw verdiend worden en de lat wordt steeds hoger gelegd.’

Wat kwam er uit die audit?

‘Er is een steekproef gedaan bij een aantal bankkantoren. Dat waren verrassingsbezoekjes: controleurs gingen na hoe afval werd gesorteerd, of bepaalde schoonmaakmiddelen gescheiden werden opgeslagen om reacties te voorkomen bij lekkage en ga zo maar door. Ze voerden gesprekken op de vloer met onze mensen om te bepalen of het allemaal tussen de oren zit. Uit de controle bleek dat we onze processen voor ruim tachtig procent op orde hadden. Voor de overige twintig procent hebben we een plan opgesteld. Ja, daar moesten we nog even hard aan werken. Hoe voorkomt u een legionellabesmetting en welk plan heeft u klaar liggen als zo’n calamiteit zich toch voordoet, bent u op de hoogte van de veiligheid van de producten in uw pand etc.? Daaraan is te merken dat DEKRA een onafhankelijke instantie is die heel zuinig is op het keurmerk.’

Waarom is ABN AMRO Bank N.V., Facility Management de eerste grote Nederlandse bank met dit keurmerk?

‘Het is ingrijpend om dit systeem door te voeren op de schaal van onze organisatie. Ruim driehonderd bankkantoren moeten ermee werken, veel leveranciers moeten hun werkwijze aanpassen en tienduizenden medewerkers moeten steeds worden ingelicht over allerlei processen. In kleinere organisaties is dat nog te doen, maar op onze schaal vergt het veel tijd, planning en toewijding. Een van de belangrijkste onderdelen is het draagvlak op managementniveau: al die aanpassingen moeten prioriteit krijgen in de besluitvorming. Wij hebben er daarom twee jaar voor uitgetrokken om de certificering zorgvuldig voor te bereiden. Processen veranderen, mensen trainen, nieuwe inkoopafspraken maken. We hebben nu bijvoorbeeld een coördinator die als enige taak heeft om ervoor te zorgen dat al die kantoren blijven werken volgens de eisen van het keurmerk. En we monitoren op afstand hoe het per bankkantoor staat met het energiegebruik. Als we een piek registreren, volgt er meteen een telefoontje om te vragen hoe dat kan.’

Waarom is dit keurmerk nodig? Was het voorheen niet voldoende geregeld?

‘Het was allemaal prima geregeld, maar vaak door kantoren zelf en daardoor wisselde het niveau. Er waren geen vaste processen. We werkten altijd al volgens alle wettelijke bepalingen, maar dat vonden we niet genoeg. We wilden een nieuwe duurzame stap maken. Dat past bij onze ambitie en de doelstellingen die we hebben. In 2020 willen we dat alle kantoren CO2-neutraal werken. Daar helpt ISO 14001 bij. We hebben bijvoorbeeld een ‘roadmap’ gemaakt voor het energiegebruik van al onze gebouwen. DEKRA kijkt naar zo´n doelstelling en zegt dan: hoe gaan jullie dat borgen? Hoe zorgen jullie dat jullie die doelstellingen ook werkelijk bereiken? Met het ISO-systeem werken we het uit in processen, maken we een jaarplan en zorgen we dat volgens de “plan, do, act en check”-methode de geplande verbeteringen geborgd zijn. Halen we de deeldoelstellingen niet, dan verliezen we het keurmerk. Het is dus een goede stok achter de deur. Dit keurmerk helpt ons om goede bedoelingen om te zetten in harde actie.’

Is jullie doel hiermee bereikt? Of is dit pas het begin en zijn er meer ambities?

‘We hebben veel meer ambitie. Tot nu toe hebben we alleen de facilitaire processen onder handen genomen. Schoonmaak, afval, catering, technische dienst. Stap twee is om ook HR-processen te certificeren. Daarna gaan we kijken naar IT, bijvoorbeeld het vervangen van traditionele beeldschermen door beeldschermen met LED-verlichting, of het gebruik van circulaire grondstoffen. Ik denk dat die continue verbetering straks ook is te zien in onze positie in diverse externe benchmarks. Daarin wordt transparantie hoog gewaardeerd en dat is precies wat dit keurmerk doet: zichtbaar maken hoe duurzaam we werken.

Wat is jullie ultieme doel op dit gebied?

‘We willen klanten helpen met deze kennis, dat is het ultieme doel. We financieren honderdduizenden vierkante meters vastgoed in Nederland. Daar kunnen ze onze praktijkervaring met ISO 14001 goed bij gebruiken. We houden het copyright van de business case niet bij onszelf, maar we geven ‘right to copy’ aan onze klanten. Dat hebben we bijvoorbeeld ook gedaan door de verduurzaming van ons bankkantoor in Alkmaar te delen met klanten Mij lijkt het fantastisch als we onze resultaten en inzichten met ISO op dezelfde manier kunnen delen.’